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Office Manager CT PRO en alternance h/f Nanterre

CM-MP SARL - Nanterre (Ile de France) - 29/04/2021
Domaine : Assistanat - Secrétariat - Accueil
Référence : OM PRO
CM-MP SARL En savoir plus
L’office Manager a pour fonction première la gestion et l’administration courante de la société, avec la spécificité de réaliser des propositions commerciales pour les clients réguliers.
Il intervient comme
- Assistant de gestion/administratif auprès de la direction et l’accompagne dans les plans d’évolution de la société pour sa pérennité.
- Assistant commercial assurant le relais entre le service commercial et la production.
Il est sous la responsabilité directe du directeur général sauf sur les projets menés par le directeur commercial et/ou le DAF.

Champs d’action gestion/comptabilité, il assure :
• La gestion, le suivi et les relances des factures clients
• La gestion comptable et administrative avec les fournisseurs et les financiers
• La gestion comptable avec l’outil ERP implanté et transmet les pièces à la direction pour validation.
• La réalisation de dossier d’appel d’offre public et privé
• La demande de réalisation de contrats de travail et de bulletins de paie auprès du cabinet d’expert-comptable
• La correspondance auprès des organismes d’état (URSSAF, TVA, etc.)
• Les commandes de tickets restaurant, chèques cadeau
• L’organisation de réunions et de comptes rendus auprès de la direction générale (état comptable, administratif, etc.)
Champs d’action Administratif, il assure :
• L’accueil et le filtrage téléphonique.
• La gestion des services généraux (courriers, emails, notes de frais, achats fournitures, forfaits téléphoniques, etc.).
• Le classement et l’archivage des dossiers.
• L’organisation des livraisons à destination des clients en provenance de fournisseurs.
• La régie de l’organisation interne de la société. Il en réalise la documentation et s’assure de son application sur l’ensemble des services.
• La gestion courante du planning des différents salariés et stagiaires.
• Le contrôle des notes de frais.
• La rédaction des documentations à destination des clients et des collaborateurs.
Champs d’action ADV. Il réalise :
• Des devis, le suivi et les relances, avec l’outil ERP mis en place.
• Des demandes de cotations auprès des différents fournisseurs.
• Des propositions commerciales avec la validation des services techniques et commerciaux, s’étant assuré qu’il dispose bien du bon de commande et des acomptes dus.
• Le suivi et le bon déroulement des dossiers jusqu’à leur facturation.
• La transmission aux différentes parties prenantes du suivi du dossier et d’une façon générale, répercute l’information aux différents intervenants concernant :
- Les contrats, les propositions commerciales, l’état des livraisons des commandes.
- Les partenariats.
Aspect Marketing :
Il peut être demandé ponctuellement de prendre en charge des opérations marketing comme :
• La réalisation de plaquettes commerciales et leur diffusion par tous moyens de communication (emailing, etc.)
• La mise à jour du site internet de la société.
• La préparation et l’organisation de séminaire.
Sous-traitance : lorsque celle-ci est nécessaire, il a recours à la sous-traitance, interne ou externe privilégiant son choix par le ratio qualité/coût. Dans le cas d’une gestion externalisée:
• Il réalise les bons de commande de sous-traitance et lance les dossiers,
• Il remplit également ses missions de suivi du dossier jusqu’à facturation au client et plus généralement, de répercussion de l’information.
Plus généralement, il doit pouvoir être mobile sur l’ensemble du territoire français et ponctuellement à l’étranger.
La liste des tâches et responsabilités sont exhaustives, le poste pouvant être amené à évoluer.

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Télétravail : Possible

Compétences : word excel power point


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