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Assistant.e administratif.ve (alternance) Montreuil

Asmae-Association Soeur Emmanuelle - Montreuil (Ile de France) - 09/05/2022
Domaine : Assistanat - Secrétariat - Accueil
Référence : ASMAE2022
L’assistant.e administratif.ve apporte un appui principalement sur les aspects suivants :

A. SERVICES GENERAUX

1. Accueil téléphonique et physique du public :
• Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs extérieurs,
• Gérer le standard téléphonique de l’association,
• Assurer le traitement et le dispatch des courriers de la boîte mail infos@asmae.fr de l’association.

2. Gestion du courrier :
• Expédition des courriers sortants,
• Distribution des courriers entrants (ouverture des plis, tamponnage date et tampon siège), photocopies et scan de certains.

3. Gestion des services généraux et logistique :
• Assurer la gestion des commandes de fournitures et consommables en cherchant à optimiser le service rendu par les fournisseurs (délais, qualité, prix) : inventaires, commandes et réception,
• Assurer la gestion de la relation de premier niveau avec les prestataires,
• Tenir à jour l’ensemble des inventaires,
• Assurer la gestion de la relation avec :
- le bailleur et autres prestataires reliés pour le loyer, les visites de contrôle et de mise aux normes des locaux
- les prestataires d’entretien et de maintenance (alarme et éléments de sécurité, électricité, entretien-aménagement des locaux) et autres prestataires de service (bureautique, informatique, téléphonie, …) afin d’améliorer la qualité du service rendu auprès des collaborateurs de l’association,
• Recueillir les besoins et les présenter au Responsable administratif et financier,
• Tenir à jour les plannings d’intervention des prestataires et les communiquer auprès des équipes,
• Mise en place et suivi de nouvelles prestations internes.

4. Gestion administrative :
• Contribuer à la réalisation des démarches administratives de l’association auprès des instances diplomatiques,
• Mettre à jour les répertoires de l’association en particulier en tenant à jour la liste des contacts des collaborateurs (téléphone, courriel).

5. Gestion du parc informatique :
• Gérer l’inventaire du parc informatique siège et terrain,
• Assurer le suivi des besoins d’achats informatiques, et de la mise en service des ordinateurs (paramétrages ordinateurs, boîtes mail, …) en lien avec notre prestataire externe,
• Organiser le suivi des régies informatiques (communication des dates d’intervention, recensement des problèmes, …),
• Participer à l’intégration des ressources salariées et bénévoles (appui à la prise en main du poste de travail, création de boîte de courriel), et à leur départ.

B. CONTROLE INTERNE ET VIE DU SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des procédures administratives et s’assurer de leur application dans son périmètre,
• Assister le service administratif et financier dans sa préparation d’audits internes,
• Participer à l’élaboration des plans d’action du service administratif et financier,
• Participer aux réunions du service administratif et financier,
• Participer aux urgences du pôle en cas de pic d’activité ou d’absence.

D’autres activités complémentaires pourront être intégrées, à condition qu’elles soient en lien avec les missions liées au poste.

PROFIL RECHERCHE

Formation / Connaissances
• De formation Bac+2 minimum : BTS ou DUT de secrétariat
• Niveau d’anglais courant dans le cadre professionnel
• Excellente maîtrise du tableur et traitement de texte

Expérience
• 2/3 ans d’expérience
• Une expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire dans une ONG de solidarité internationale avec expérience de financements publics serait appréciée

Qualités
• Rigueur
• Transparence
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation, y compris dans un environnement interculturel, patience et diplomatie
• Pédagogie
• Intérêt pour les questions relatives à la solidarité internationale

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